給与計算、まだ根性で回していませんか？やり方を変えた先に待っている景色

こんにちは。NOVEL HR Partners社会保険労務士事務所の脇田です。

今日は私が大好きな給与計算がテーマです。

最近、給与計算の標準化に向けて、ある会社に伴走させてもらっています。

担当者の方は責任感が強く、真摯に給与計算に向き合っています。
ただ、会社はどんどん成長してフェーズが変わっているのに、給与計算のやり方が数年前からほとんど変わっていないんです。
システムは入れたけど信じきれず、結局全件手で検算している。そして全員分紙で印刷して目視チェック。
頑張る方向を間違えている気がしてなんとももったいない。

人が増えれば処理量も比例して増えていきます。そのとき「同じやり方のまま人数でカバーする」方向に行きがちです。50人のときのやり方を、200人・1000人になっても根性でなんとか続けようとしている会社は、思っている以上にたくさんあると思います。

「うちは特殊」は本当ですか？

標準化の話をすると「うちは特殊だから難しい」という声をよく聞きます。

でもその「特殊なやり方」、本当に必要でしょうか。

平等に、公平にと意識するあまり、複雑なルールが積み重なってしまっているケースが多いと感じます。従業員が損にならず、法令を遵守している範囲であれば、シンプルにまとめられることはたくさんあります。

そして「このシステムは使えない」と感じたとき、疑うべきはシステムじゃなく、今のやり方を疑ってほしいです。

システムって、「これでどうやってできるかな」というスタンスで向き合ってみると、思ってもいなかった使い方が見えてくることがあります。「今の自分たちのやり方ができない」＝「使えない」と決めつけてしまうのは、もったいないです。

標準化に向けての3つのSTEP

では何から始めればいいのか。大きく3つのステップで考えてみてください。

STEP1｜今やっていることを全部、洗い出して可視化する

まず現状の業務フローをすべて書き出します。この段階でよく起きるのが、「こんなに複雑なことをやっていたんだ」という気づきです。長年の習慣で当たり前になっていた作業が、じつは属人化していたり、「本当にこのやり方が必要なのか？」と見直すきっかけになったりします。

担当者本人は慣れているからこなせている。でも、新しく入ってきた人が同じようにできるでしょうか。可視化することで初めて、そういう問いが生まれます。

STEP2｜優先順位を決める

洗い出した業務を「自動化できるもの」「現場に渡すべきもの」「本当に自分たちがやるべきもの」に仕分けします。そして全部をいきなり変えようとせず、優先順位をつけてスモールスタートで順番に手をつけていくと進んでいる感覚が持てます。

STEP3｜システムに自分たちを寄せながら運用を組み立てる

ここで重要なことは2つです。

ひとつは、システムに歩み寄る発想に切り替えること。私自身、バックオフィスの効率化に取り組んできた経験から実感していることでもあるのですが、「このツールで実現するにはどうすればいいかな」と考えてみると、ゴールへの道は一つじゃないことに気づきます。ツールに合わせて自分たちのやり方を組み立てていく感覚です。「使えない」と決めつける前に、まず歩み寄ってみてほしいです。

もうひとつは、現場への働きかけを諦めないことです。人間は変化がしんどいものです。一度伝えただけでは変わりません。何度も根気よく働きかけ続けることが必要です。「大変だから自分たちでなんとかしよう」となってしまうと、いつまでも変わらず自分たちがただただ疲弊するだけです。

その先に待っている景色

標準化が定着したとき、何が変わるか。

毎月ギリギリだった給与計算に、余裕が生まれます。システムをきちんと設定し運用が整えば、全件検算は必要なくなります。イレギュラーな差分のチェックやサンプル抽出での確認で済むようになりますし、導入したシステムの元を、ようやく取れる状態になります。

毎月の給与計算に消耗していたエネルギーが、別のことに使えるようになります。そして、これまで「やりたいけど手が回らなかった」ことに、ようやく時間とエネルギーを向けられるようになります。

私自身、仕組みを変えたり、考え方を切り替えることで、今まで時間がかかっていたことが一瞬で終わるようになった経験が何度もあります。その瞬間が、たまらなく好きなんです。時間が生まれる、新しいことができるようになる。その変化に立ち会えることが、この仕事をやっていて一番アガる瞬間です。

「今のやり方、本当にこれでいいのかな」「もっといいやり方があるんじゃないか」そんなモヤモヤを感じている方、ぜひ一度話を聞かせていただきたいです。

最後に宣伝

8月28日（金）、採用管理システム「HERP Hire」を展開するHRテック企業・株式会社HERPと共催で、人事交流会「人事る部」を開催します。

テーマは「地味にしんどい人事業務のお焚き上げ」。

給与計算に限らず、日々の業務の中で「なんとかしたいけど手放せない」と感じていることを、同じ悩みを持つ人事の方たちと一緒に言語化して、解決の糸口を探す場です。

AIやSaaSの活用で人事は実際どこまで楽になれるのか、HERPのプロの視点からもサポートがあります。そして私も社労士として参加します。採用文脈だけでなく、労務・業務改善の視点からも、皆さんの悩みに寄り添えればと思っています。

とはいえ主役はあくまで参加する人事の皆さん。実務に活かせるヒントを持って帰れる場にしたいと思っています。

この記事に書いたようなことを、直接話せる機会でもあります。

「ブログ読んだよ」でも「給与計算の話を聞いてほしい」でも、ぜひ気軽に声をかけてください。

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