2021.04.15

選考・面接を辞退するときってどうすればいい?電話・メールのマナーまとめ

「他で内定が決まったから」「思っていた企業のイメージと違ったから」など、就職活動をしていると、選考や面接の辞退を申し出なければいけなくなることがあります。
選考が進めば進むほど申し訳ない気持ちになり、連絡しづらくなってしまいますが、放っておくと企業側に多大な迷惑をかけることになります。
本記事では、お世話になった採用担当者に対し、少しでも良い印象で辞退できるように、連絡する際のマナーについてご紹介します。

本当に辞退して良いのか、もう一度よく考えよう


辞退連絡のポイントについて読む前に、もう一度、本当に辞退して良いのか、よく考えましょう。
選考を辞退するということは、その企業に就職するチャンスを自ら放棄するということです。
一度選考を辞退すると、同じ企業に再度応募しても採用される可能性はほとんどありませんし、企業によっては、募集要項内で「過去にエントリーした人は応募不可」としているところもあります。
選考を辞退する場合は、本当に後悔しないかを十分考えたうえで連絡するようにしましょう。

選考辞退を決めたら、とにかく早めに連絡する


選考辞退を決意したら、すぐに企業に連絡しましょう。 「時間を割いてもらったのにお断りする」となると連絡しづらいとは思いますが、選考辞退は決して悪いことではありませんし、企業にとってもめずらしいことではありません。
特に新卒の場合など、1社だけに応募するというケースは少ないので、他社と並行して選考が進んでいることは企業側も理解しています。
「言いづらいから」と連絡をズルズルと先延ばしにして時間が経ってしまうほど、余計に企業に迷惑がかかりますし、あなたもますます連絡しにくくなってしまいます。
採用担当者は選考辞退を何度も経験しているので、怖がらず、早めに連絡するようにしましょう。

面接の無断欠席は絶対にしない


選考を辞退する際、絶対にしてはいけないのが面接の無断欠席です。
採用担当者は、忙しい中で応募者の面接のスケジュールを調整しています。グループ面接の場合には複数の応募者のスケジュールを確保していますし、数回目の面接になると部課長や社長の予定を押さえていることもあります。
「どうせ辞退する会社だし…」「言いづらいし…」と何の連絡もせず“ブッチ”してしまうと、それよってすべての段取りが狂ってしまうのです。
さらには、あなたが学生だった場合、出身校の印象が悪くなってしまい、後輩にまで迷惑がかかるかもしれません。
辞退するなら、その旨をきちんと伝えるのが最低限のマナーです。

選考辞退の連絡で注意したいポイント


先述の通り、企業側は選考辞退者が出るのを、ある程度想定しています。とはいえ、選考辞退の連絡は採用担当者にとって当然気分の良いものではありません。
特に、面接当日のドタキャンや内定後の辞退となると、企業に多大な迷惑がかかります。
いくら止むを得ない事情があったとしても、選考辞退の旨を伝える際には、謝罪の気持ちを忘れず、誠意をもって対応することが大切です。

面接日ギリギリでの辞退は電話で連絡を!

選考辞退の連絡方法は、次の面接日までに十分な時間があるなら、基本的にはメールでも大丈夫です。
ですが、面接日の前日や当日になってしまうと、採用担当者が忙しく、メールを見る暇がないかもしれませんので、直前の連絡になってしまう場合はメールではなく、電話で確実に連絡するようにしましょう。
また内定後の辞退についても、企業側に多大な迷惑をかけてしまうので、電話連絡で誠意を示すようにしましょう。

連絡先をきちんと確認する

メールで連絡する場合、メールの送信先に十分注意しましょう。
特に、就職サイトや企業のエントリーサイトを経由して選考結果や面接日の連絡をもらっていた場合、送信専用で、こちらからの返信は受け付けていないケースもあります。
採用担当者個人のメールアドレスや人事部全体のメールアドレスなど、確実に担当者に届く連絡先に連絡するようにしましょう。
もしメールアドレスがわからない場合には、電話での連絡が確実です。

企業への連絡は就業時間内に!

選考辞退の連絡に限らず、企業に連絡する際は、その時間帯にも気を付けましょう。
電話にしてもメールにしても、その企業の就業時間内に行うのがマナーで、終業後に電話をかけたり、土日にメールを送るのは失礼にあたるので避けましょう。
また、電話の場合、なるべく相手の忙しくない時間を選んでかける配慮も大切です。
一般的には始業直後はバタバタしやすく、昼休み前後は席を外すことが多いので避け、10時~11時頃14時頃が比較的迷惑になりにくい時間帯です。

また、就業時間内に連絡すべきなのはメールにおいても同じで、メールで連絡する際もなるべく18時までには送りたいところです。
人によってはビジネスメールの受信通知がスマホに届くように設定している場合もありますので、どうしても日中にメールを送れない場合は、「夜分遅くのご連絡失礼いたします」と一言添えて送るようにしましょう。

要件は簡潔に伝えよう

電話でもメールでも、選考辞退の意思はストレートに伝えましょう。
失礼のないように誠意を持って対応すれば、採用担当者も理解してくれるはずです。
言いづらいからと遠回しに伝えたり、言い訳を並べたりせず、「辞退したい」という結論を簡潔に伝え、良い印象で終えられるようにしましょう。

選考辞退の理由は話さなくてもOK

選考辞退の連絡をする際には、詳細な辞退理由まで伝える必要はありません。
選考が進むにつれてミスマッチを感じたり、ネットで悪い評判を見たりといったネガティブな理由もあるかもしれませんが、「他社で内定をいただいた」「どうしてもスケジュール調整が難しい」といった一般的な理由を伝えて構いません。メールでは「諸事情で~」「一身上の都合により~」などと濁してもOKです。
なお、電話で連絡する場合、選考の段階によっては企業側から引き留められる可能性もありますので、曖昧な言い方をせず、明確な理由を提示して辞退するようにしましょう。

面接日の再設定をお願いしたい場合

就職活動の期間が長くなると、面接当日になって体調不良や公共交通機関の乱れなど、止むを得ない事情で辞退の連絡をしなければならないこともあるかもしれません。
特に昨今はコロナウイルスの影響もあり、以前と違って「少しの熱なら平気」と無理に面接に臨んでしまうと、企業側にかえって迷惑をかけることになりかねません。
たとえ自分に辞退する意思がなくても、欠席の連絡をするほかありません。
ただし、これらの場合は、最初から面接辞退を申し出るのではなく、一度、面接日の再設定をお願いしてみるのが良いでしょう。
もちろん当日の連絡となると断られることもありますが、速やかに連絡し、きちんとお詫びとお願いをすれば、日程を変更してもらえる場合もあります。
電話する前に自分自身のスケジュールを確認しておき、他の日程を提案されたらすぐに返答できるようにしておきましょう。

マナーを守り、早めの連絡を

自分にあった企業に就職するためには、選考辞退は仕方のないことで、企業側もそれを理解しています。
とはいえ、企業は多くの時間と労力をかけて採用活動を行っているので、選考のどの段階であっても、辞退すると少なからず迷惑をかけてしまいます。
ですから、あなたにどんな理由で辞退するにせよ、ここまでの選考に時間をいただいたお礼と、辞退することに対する謝罪をしなければなりません。
マナーを守り、早めに連絡することで、少しでも迷惑にならないようにすることが大切です。

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